Competências

Ajuda de Custo

Receber, autuar e encaminhar solicitações discentes de ajuda de custo para a Direção 

Encaminhar e-mails solicitando que os alunos prestem contas das ajudas de custo

Após finalizar o processo de ajuda de custo, solicitar assinatura do coordenador, da direção e logo após encaminhar ao Setor Contábil Financeiro do CEUNES/ UFES

Amparo Legal

Informar sobre trancamento por amparo legal e registros de amparo a gestante e regime domiciliar

Apoio técnico-administrativo

Oferecer suporte técnico-administrativo aos Colegiados de Curso e à Direção do Centro

Encaminhar os e-mails da PROGRAD e do Procurador Institucional aos coordenadores

Atender diretamente ao público interno e externo

Esclarecer dúvidas dos docentes acerca das rotinas acadêmicas e administrativas da Universidade

Atender coordenadores recebendo e entregando documentos direcionados aos Colegiados

Aproveitamento de estudos

Protocolizar e encaminhar pedido de aproveitamento de estudos

Informar por e-mail o resultado das solicitações de Aproveitamento de estudos

Arquivamento

Arquivar pedidos (Sistema de protocolo e físicos - quando for o caso)

Atividades Complementares

Auxiliar, arquivar e registrar no sistema (SIE) as atividades complementares

Autuação e protocolização de documentos

Protocolizar os documentos do Programa Ciências sem Fronteiras

Bolsas PIB

Dar frequência e substituir os bolsistas PIB/ PAEPE

Carteira de estudante

Entregar carteirinhas de estudante

Colação de Grau

Auxiliar a Comissão de Colação de Grau (Encaminhar e-mails para os alunos que vão colar grau e acompanhar registros para integralização)

Comissões e Núcleos

Auxiliar nos trabalhos das principais comissões nomeadas no CEUNES/ UFES, inclusive as CPACs – Comissões Próprias de Avaliação de Cursos e NDE - Núcleo Docente Estruturante

Participar da Comissão que discute propostas de avaliação para os cursos de Bacharelado e Licenciatura

Compras

Fazer cotações de material de consumo permanente e específico da SUGRAD

Dados cadastrais

Alterar dados cadastrais

Declarações - Emissão

Emitir declarações de matrícula e de vínculo

Desempenho de estudantes/ Desligamento compulsório

Orientar os coordenadores sobre alunos em situação de desligamento

Acompanhar/ encaminhar alunos em situação de desligamento

Encaminhar ao DAA/ PROGRAD toda documentação dos alunos que serão desligados

Registrar os Planos de Acompanhamento dos alunos que não serão desligados dos cursos

Diárias

Solicitar diárias para servidores ou coordenadores vinculados à Secretaria

Egressos

Atender egressos com dúvidas referentes a pedidos de 2ª via de diploma, histórico final, certidões de colação, entre outros documentos

ENADE

Dar suporte na inscrição do ENADE

Encaminhar lista de alunos inscritos no ENADE para a PROGRAD

Auxiliar no levantamento de alunos que estão irregulares junto ao ENADE

Estágios

Informar, conferir e encaminhar os documentos de estágio supervisionado obrigatório e não-obrigatório para a PROGRAD (termos de compromisso, responsabilidade, aditivos, entre outros)

Malote

Preparar malote

Matrícula

Esclarecer dúvidas a respeito das matrículas semestrais em disciplinas e processamentos

Matricular calouros e elucidar dúvidas dos editais convocatórios

Oferta e Reprogramação de disciplinas

Ofertar e reprogramar disciplinas por intermédio dos coordenadores

Publicação e acompanhamento de atas

Vincular as atas aprovadas pelos Colegiados às páginas de cada Colegiado de Curso

Fazer levantamento de atas não aprovadas e informar aos coordenadores

Encaminhar atas para aprovação

Recepção de visitantes

Auxiliar no planejamento das recepções à comunidade externa, no que tange a divulgação dos cursos do Centro

Recepção dos Ingressantes

Auxiliar a Recepção aos Calouros

Registro e Controle Acadêmico

Intermediar a resolução de problemas de alunos e professores junto às demais unidades organizacionais internas da UFES

Intermediar os procedimentos de registro e controle acadêmico referentes aos alunos do CEUNES/ UFES, junto à Pró-Reitoria de Graduação – PROGRAD/ UFES

Fornecer dados aos coordenadores sobre a vida acadêmica dos alunos

Retificações de Matrículas de Veteranos

Protocolizar e encaminhar os pedidos de quebra de pré-requisito, extrapolamento de carga horária e retificação de matrícula entre outras solicitações do discente

Reuniões e Secretariado

Agendar as reuniões dos Colegiados

Assessorar os Colegiados nas reuniões lavrando as atas

Informar as reuniões em geral

Seguro de Vida

Informar sobre Seguro Coletivo aos alunos

SIE - Registros

Registrar no Sistema de Informações para o Ensino – SIE os pedidos de quebra de pré-requisito, extrapolamento de carga horária e retificação de matrícula que forem deferidos pelos colegiados

Trancamento e Desligamento de Curso

Orientar, protocolizar e encaminhar pedido de trancamento e desligamento de curso

Transporte urbano escolar

Entregar formulário para solicitar cartão de transporte urbano municipal